RULES
CHAPITRE 1
Disposition préliminaires
1.1 Nom : Le nom de la corporation est, tel qu’il apparaît au Registre des entreprises du Québec, Volley Boréal. À l’intérieur des présents règlements généraux, la corporation sera désignée par le vocable Volley Boréal.
1.2 Buts et Objectifs : Volley Boréal est un organisme communautaire inclusif fondé et organisé dans le but de promouvoir la pratique et développement du sport parmi les membres de la communauté des personnes gaies, lesbiennes, bisexuelles, transgenres, ses alliés et partisans, ainsi que de la population en général. Volley Boréal organise et offre des activités sportives, sociales et culturelles à ses membres ainsi qu’à d’autre groupes et associations et cherche à utiliser les compétitions du volleyball pour rassembler les gens, créer des liens d'amitié, renforcer les modes de vie sains, susciter la fierté et la participation de la communauté.
1.3 Siège social : Le conseil d’administration de Volley Boréal déterminera de temps à autre où se situe le siège social, sous la réserve expresse qu’il doit être situé à Montréal.
1.4 Statut légal : Volley Boréal est un organisme à but non lucratif constitué en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies (L.R.Q., c. C-38), enregistré sous le numéro d’entreprise 1164272974, déposé au registre le 28 février 2007.
1.5 Règles de fonctionnement : Les règles de fonctionnement (club, entraînements, règles de jeu) sont déterminées par le conseil d’administration.
1.6 Représentant officiel de Volley Boréal : Le président de la corporation ou, en son absence, la personne que celui-ci ou le conseil d’administration désigne est le représentant officiel de Volley Boréal.
1.7 Interprétation : Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au singulier comprennent le pluriel et ceux utilisés au masculin incluent le féminin.
CHAPITRES 2
Membres
2.1 Définition : Toute personne peut devenir membre de Volley Boréal à condition d’avoir payé la cotisation déterminée à cet effet par le conseil d’administration au plus tard trente jours avant l’assemblée générale annuelle. Toute personne qui paie la cotisation après la date fixée précédemment jouira du statut de membre à partir du jour suivant la fin de l’Assemblée générale annuelle.
2.2 Durée du statut de membre : Le statut de membre se perd pour tous, chaque année, le jour fixé par le conseil d’administration pour le premier paiement des inscriptions de la session automne.
2.3 Perte du statut de membre : Le conseil d’administration peut, après lui avoir donné l’opportunité de se faire entendre, suspendre ou exclure un membre pour les motifs suivants :
a) S’il n’a pas exécuté son engagement envers la corporation
b) Si ses actions ou propos deviennent publiquement contraire aux objets de la corporation
c) S’il déroge de façon inacceptable aux règlements de Volley Boréal
d) S’il déroge aux règles de conduite de Volleyball Canada
2.4 Devoir des membres :
a) Adhérer aux buts et objectifs de Volley Boréal
b) Respecter les autres membres et intervenants dans les activités de Volley Boréal et être courtois à leur égard
c) Laisser connaître à l’avance son absence aux activités planifiées de Volley Boréal
2.5 Il existe deux catégories de membres :
a) Les membres ordinaires, qui paient une cotisation annuelle
b) Les membres à vie, qui sont nommés par voie de résolution d’une assemblée générale annuelle et qui sont dispensés du versement de la cotisation annuelle. Ils ont droit de vote aux assemblées
CHAPITRE 3
Assemblées générales
3.1 Assemblée générale annuelle : Une assemblée générale des membres doit se tenir chaque année, au plus tard quarante-cinq jours après la fin de l’exercice financier.
3.2 Assemblée générale spéciale : Le conseil d’administration de Volley Boréal peut, en tout temps, convoquer une assemblée générale des membres. De même, 10 membres peuvent demander au conseil d’administration la convocation d’une assemblée générale spéciale des membres. Cette demande doit être écrite, explicite et signée par les 10 membres requérants. Dans ce cas, le conseil d’administration doit tenir l’assemblée générale au plus tard 30 jours après la réception de cette demande.
3.3 Participation aux assemblées générales : Tous les membres de Volley Boréal peuvent participer aux assemblées générales.
3.4 Quorum : Le quorum de l’assemblée générale est constitué des membres présents.
3.5 Convocation : La convocation des membres à une assemblée générale annuelle se fait soit par l’affichage, durant les trente jours précédant ladite assemblée, dans les locaux où se tiennent les activités de Volley Boréal, d’un avis incluant l’ordre du jour proposé et par une annonce publique durant ces mêmes activités, soit par l’envoi de la convocation à l’intérieur du Libéro Express, journal électronique de Volley Boréal, soit par un moyen de communication électronique (social media inclut) au moins 30 jours avant la tenue de l’assemblée. Seules les assemblées générales prévoyant la dissolution de la corporation doivent être convoquées par la poste (lettre envoyée à chacun des membres un mois avant la tenue de ladite assemblée). Pour une assemblée générale spéciale, la procédure est la même, le délai étant toutefois réduit à quinze jours.
3.6 Procédure : Les assemblées générales se déroulent selon les procédures des assemblées délibérantes. Chaque membre ne bénéficie que d’un vote. Tous les votes sont déterminés par la majorité simple, sauf dans le cas de la dissolution de Volley Boréal, où les deux tiers des voix seront requises. Si un membre ne peut être présent, il lui sera possible de se présenter aux élections par procuration.
3.7 Ordre du jour de l’assemblée générale annuelle :
1. Ouverture de l’assemblée et constatation du quorum
2. Nomination d’un président et d’un secrétaire d’assemblée
3. Lecture et adoption de l’ordre du jour
4. Lecture et adoption du procès-verbal de l’assemblée générale annuelle précédente
5. Dépôt et adoption du rapport financier
6. Dépôt du rapport d’activités
7. Nomination d’un président et d’un secrétaire d’élection
8. Élection des membres du conseil d’administration
9. Varia
10. Levée de l’assemblée
CHAPITRE 4
Conseil d'administration
4.1 Composition du conseil d’administration : Le conseil d’administration est composé de neuf personnes élues parmi les membres de Volley Boréal pour un mandat d’un an ou de deux ans. Les élections se font pour chacun des postes suivants : président, deux vice-présidents, secrétaire, trésorier et quatre administrateurs. Le président sortant est membre d’office du conseil d’administration.
4.2 Élection en alternance : Lors des années impaires, les postes de président, de secrétaire, d’un vice-président et de deux administrateurs sont renouvelés. Lors des années paires, les postes d’un vice-président, de trésorier et de deux administrateurs sont renouvelés.
4.3 Vacance : Lorsqu’un poste au conseil d’administration devient vacant, les administrateurs peuvent nommer quelqu’un pour occuper ce poste jusqu’à ce qu’il soit prévu une élection pour le renouvellement de celui-ci.
4.4 Quorum : Le nombre de personnes présentes pour la validité d’une réunion du conseil doit être au moins égal au nombre d’administrateurs en fonction, divisé par deux (p. ex., 7 administrateurs en fonction divisé par 2 = 3,5, donc le quorum est de 4).
4.5 Privilège : Les membres du conseil d’administration bénéficient, pendant qu’ils sont en fonction, d’un crédit de 200 $ applicable aux activités de Volley Boréal.
4.6 Suspension et destitution : Le conseil d’administration pourra destituer un de ses membres qui s’absente régulièrement et sans motif de ses réunions ou qui agit publiquement de façon contraire aux objectifs de Volley Boréal, à la condition que l’éventualité du vote à cet effet soit mentionnée dans une convocation transmise à tous les administrateurs.
CHAPITRE 5
Dispositions financières
5.1 Exercice financier : L’exercice financier de Volley Boréal se termine le 31 mai de chaque année.
5.2 Conservation des actifs : Tous les actifs en argent de Volley Boréal doivent être déposés dans des véhicules financiers indépendants et déterminés par le conseil d’administration.
5.3 Signature des effets bancaires et des titres financiers : Le conseil d’administration détermine, chaque fois où il est nécessaire de le faire, trois de ses membres à titre de signataires des documents financiers de Volley Boréal. Deux des trois signatures possibles doivent se retrouver sur lesdits documents.
5.4 Vérificateur externe : L’assemblée générale peut, si les membres en expriment le désir, désigner un vérificateur externe qui devra présenter un rapport de vérification sur les états financiers de Volley Boréal lors de l’assemblée générale annuelle suivante. L’assemblée générale doit alors spécifier la nature de cette vérification.
5.5 Dissolution : En cas de dissolution de Volley Boréal, la disposition des biens lui appartenant se fera par un legs à un organisme à but non lucratif choisi par l’assemblée générale, à la condition qu’il ait des objectifs semblables à ceux de Volley Boréal.